top of page

Sistem Manajemen Gudang dan Penataan Gudang yang Baik

Diperbarui: 30 Jul 2023

Di era yang serba modern, informatif, dan praktis ini tentunya banyak sekali peluang kerja yang dapat Anda manfaatkan, terutama bagi Anda yang tinggal di perkotaan. Hidup dan tinggal di perkotaan memang di satu sisi dapat memberikan tekanan yang luar biasa besar, akan tetapi perlu diingat juga bahwa kesempatan bekerja sangat mudah Anda temukan. Anda dapat memulainya sebagai pekerja kantoran, pegawai pemerintahan, hingga menjadi seorang pengusaha pun tidak ada yang mustahil.

Namun, memang tidak dapat dipungkiri bahwa menjadi seorang pengusaha atau pebisnis akan sangat membantu kondisi finansial Anda walaupun di satu sisi juga memiliki risiko yang tidak kalah besar. Apabila Anda berkeinginan untuk menjadi seorang pengusaha atau mungkin sudah menjadi seorang pengusaha, tentunya terdapat banyak hal yang akan Anda pikirkan demi kemajuan bisnis yang Anda kelola.

Sistem Manajemen Gudang dan Penataan Gudang yang Baik

Sebagai seorang pebisnis khususnya yang bergerak di bidang barang atau produksi, Anda harus dapat memperhatikan persediaan stok barang di gudang, proses pengiriman barang kepada supplier atau konsumen, dan tentunya bagaimana penyimpanan barang itu sendiri. Berbicara mengenai bisnis yang bergerak di bidang barang atau produk, maka disitulah peran gudang atau tempat penyimpanan menjadi sangat vital, karena di situlah tempat di mana barang atau produk disimpan sebelum dilakukan pengiriman kepada konsumen.

Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas bagaimana cara menerapkan sistem manajemen gudang serta bagaimana cara penataan gudang yang baik dan efisien.

Key Takeaways:

  • Keberadaan gudang di dalam bisnis produksi memegang peranan yang sangat penting, karena berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan berbagai barang hasil produksi.

  • Sebuah gudang yang baik harus ditandai dengan sistem manajemen gudang yang baik juga, mulai dari bagaimana barang dapat masuk ataupun keluar, penyediaan data stok barang yang akurat, hingga mampu membuat forecast persediaan barang yang baik.


Pengertian Sistem Manajemen Gudang

Terdapat beberapa versi mengenai arti dari sistem manajemen gudang, menurut Veeqo, sistem manajemen gudang atau juga biasa disebut dengan warehouse management system adalah pergerakan dan penyimpanan pasokan barang di dalam gudang, adapun sistem manajemen gudang di dalamnya termasuk supply chain management yang berfokus kepada penerimaan, pengiriman, serta pengambilan barang atau stok.

Selain itu, menurut Karawang New Industry City (KNIC) disebutkan bahwa sistem manajemen gudang adalah sistem yang membantu stakeholder terkait pengelolaan pergerakan barang dari atau ke dalam gudang sehingga dapat mempercepat proses lead time secara otomatis, mengetahui segala jenis transaksi inventory dan jumlah stok barang secara cepat, akurat, dan real time, dan juga mengatur mengenai lokasi atau tata letak penyimpanan barang di dalam gudang supaya optimal.

Dari kedua pengertian tentang sistem manajemen gudang di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan dari sistem manajemen gudang adalah untuk mengelola, menyimpan, dan mendistribusikan barang kepada konsumen dalam keadaan yang baik serta sesuai dengan spesifikasi, waktu, dan jumlah yang tepat.


Mengenal Fungsi Dasar Manajemen Gudang

1. Memenuhi Permintaan Konsumen yang Banyak Secara Cepat

Seperti pada pengertian sebelumnya, di mana fungsi utama dari manajemen gudang adalah untuk memastikan permintaan konsumen akan barang dapat dipenuhi. Namun, untuk dapat memenuhi permintaan konsumen akan barang dalam jumlah yang banyak, diperlukan data yang akurat terkait dengan persediaan barang yang ada di gudang, hal ini untuk memastikan bahwa arus barang yang masuk dan keluar masih dapat memenuhi stok permintaan.

Adapun biasanya terdapat case di mana sebuah gudang harus menghadapi lonjakan permintaan barang yang sangat tajam, di sinilah pentingnya manajemen sistem pergudangan yang baik, di mana Anda sebagai pemilik bisnis harus mampu membuat tata letak gudang yang ideal sesuai dengan tingkat permintaan berdasarkan suatu wilayah.

Menurut survei yang diadakan oleh State of Ecommerce Delivery Report MetaPack tahun 2015, bahwa terdapat 66% pembeli membeli barang dari satu penjual daripada penjual lainnya karena memiliki kualitas layanan pengiriman yang baik dan 96% dari pembeli yang sama mengatakan bahwa pengiriman barang yang baik akan mendorong mereka untuk berbelanja di toko yang sama. Maka dari itu, jadwal persediaan barang di masing-masing gudang yang Anda miliki harus mampu melakukan forecast persediaan untuk meminimalisir lonjakan permintaan yang signifikan.

2. Memastikan Stok Gudang Selalu Tersedia

Tujuan dari didirikannya sebuah gudang tidak lain adalah untuk menyimpan stok barang agar dapat dengan mudah didistribusikan kepada konsumen, salah satu fungsi dasar dari keberadaan gudang adalah dapat memastikan bahwa persediaan barang dalam kondisi yang selalu siap.

Selain itu, gudang juga harus dapat melakukan forecast persediaan barang untuk mengantisipasi permintaan baik dari konsumen ataupun vendor, saat ini sudah banyak dikenal istilah supply chain management. Supply chain management (SCM) adalah sebuah sistem informasi yang memungkinkan pemilik bisnis untuk memantau persediaan stok barang di dalam gudang, selain itu dengan adanya SCM juga dapat membantu mengontrol arus barang masuk maupun arus barang keluar. Sehingga pada akhirnya penerapan SCM juga akan menghasilkan sebuah sistem manajemen gudang yang efisien dan optimal.

Keberadaan SCM juga dapat membantu meningkatkan kinerja gudang, karena secara umum SCM dapat membantu mengelola gudang, mulai dari memisahkan stok, memastikan alur stok barang berjalan dengan baik, melakukan perencanaan pembelian stok barang, sehingga tak jarang kini sudah mulai banyak pemilik bisnis khususnya gudang memiliki sistem SCM karena fungsinya yang sangat membantu.

3. Menentukan Tingkat Inventori

Dengan adanya sistem manajemen gudang, Anda dapat membuat sebuah tingkat inventori yang diperlukan di masing-masing lokasi gudang. Misalnya saja Anda akan menyediakan lebih persediaan stok barang di lokasi gudang yang memiliki banyak potensi konsumen dan menurunkan volume persediaan barang pada lokasi gudang lainnya.

Hal tersebut perlu dilakukan demi menjaga prinsip supply & demand yang akan menghasilkan harga secara kompetitif. Adanya penentuan tingkat inventori juga dapat membantu Anda dalam menentukan jadwal pembelian persediaan barang, karena Anda juga akan menerima data akurat mengenai tingkat penjualan di lokasi-lokasi gudang Anda dan mengetahui jenis produk apa yang harus dibeli kembali dari supplier.


Prinsip Dasar Manajemen Gudang

Prinsip Dasar Manajemen Gudang

1. Mampu Mempertahankan Kualitas Produk

Sudah selayaknya gudang menjadi tempat penyimpanan produk yang akan didistribusikan kepada konsumen, maka dari itu penting untuk diperhatikan bahwa kualitas produk yang disimpan di dalam gudang haruslah dalam kondisi yang layak untuk dijual. Hal ini dikarenakan sebuah produk atau barang pasti memiliki masa kadaluarsanya masing-masing, terlebih jika gudang tersebut menyimpan barang yang sangat banyak.

Terdapat beberapa metode yang biasanya digunakan pada arus barang di dalam gudang. Pertama adalah FIFO (First In First Out) yang berarti barang yang pertama masuk akan keluar juga pertama kali. Kedua terdapat LIFO (Last In First Out) artinya barang yang terakhir masuk akan keluar pertama kali. Namun, pada praktiknya metode FIFO lah yang mayoritas digunakan pada sistem manajemen gudang, hal ini untuk mencegah terjadinya kehilangan stok barang dalam arti barang tersebut rusak. Karena barang yang pertama masuk lebih berpotensi untuk mengalami kerusakan dibandingkan dengan barang yang masuk terakhir.

2. Membuat Pencarian Barang Lebih Mudah Dan Cepat

Pernahkah terpikirkan di benak Anda bagaimana untuk menciptakan proses operasional gudang berjalan dengan lebih cepat dan mudah dalam hal pencarian barang? Untuk mencapai tujuan tersebut, hal penting yang harus dilakukan adalah mengatur tata letak gudang, yang di dalamnya terdapat bagaimana cara mengatur posisi barang agar lebih mudah dicari. Anda dapat melakukan pengkategorian barang berdasarkan nama, warna, dan sebagainya, juga tak lupa sertakan barcode di masing-masing barang.

Penyertaan barcode barang merupakan dampak dari implementasi sistem manajemen barang, karena dengan adanya barcode yang terintegrasi ke dalam sistem, maka Anda sebagai pemilik dapat memantau arus pergerakan barang secara real time, serta juga dapat berfungsi sebagai upaya dalam mengurangi fraud di dalam kegiatan operasional gudang.

Selain dapat membuat pencarian barang lebih mudah, adanya sistem pengkategorian dan barcode juga akan membuat Anda lebih cepat dalam menemukan barang tersebut, sehingga dapat berdampak kepada waktu operasional, dalam hal ini adalah efisien. Sebuah studi dari State of Ecommerce Delivery Report MetaPack tahun 2015 mengatakan bahwa 63 persen membeli menyatakan kalau kecepatan pengiriman itu penting ketika sedang mencari dan memilih produk dan 77 persen bersedia untuk membayar lebih demi pengiriman yang lebih cepat.

3. Memperhatikan Kualitas Distribusi Barang

Setiap kali Anda membeli suatu barang dari e-commerce, hal pertama yang akan Anda harapkan adalah kecepatan pengiriman, karena semakin cepat barang sampai maka akan semakin puas juga Anda akan pelayanan tersebut. Hal tersebut juga berlaku pada proses distribusi yang terjadi pada gudang, di mana terdapat proses distribusi dari gudang ke konsumen atau ke vendor. Kecepatan distribusi barang akan menjadi nilai plus bagi perusahaan Anda, karena bukan tidak mungkin akan meningkatkan customer engagement sehingga produk Anda akan memiliki konsumen tetap.

Untuk mencapai tujuan tersebut, Anda harus pintar-pintar dalam menentukan lokasi gudang yaitu dengan menempatkannya di lokasi strategis dan memiliki banyak akses transportasi, hal ini tidak lain untuk mendapatkan hasil distribusi barang yang cepat, efisien, dan juga aman.

4. Memastikan Faktor Keamanan Gudang

Sebelum memutuskan untuk membangun sebuah gudang, Anda perlu untuk memperhatikan faktor keamanan di lokasi yang akan Anda pilih. Berbicara mengenai keamanan, tentunya harus minim tingkat kejahatan yang berpotensi untuk merugikan bisnis Anda, selain itu juga Anda harus memiliki sebuah prosedur apabila terjadi sebuah bencana, mulai dari bencana alam hingga bencana kebakaran.

Prosedur tersebut juga di dalamnya membahas mengenai mitigasi dan langkah-langkah apa saja yang perlu dilakukan ketika bencana terjadi. Selain itu, Anda juga dapat meminimalisir risiko terjadinya bencana dengan membuat bangunan gudang yang kokoh dan tahan terhadap getaran gempa misalnya ataupun material bangunan gudang yang anti kebakaran.


Cara Menerapkan Sistem Manajemen Gudang dan Penataan Gudang yang Baik

1. Memiliki Pendataan yang Akurat

Salah satu hal krusial yang perlu Anda terapkan untuk mencapai sistem manajemen gudang yang baik adalah memiliki data yang akurat, data ini dapat berupa data penjualan, data pembelian, data persediaan stok, hingga data pembelian-penjualan periode sebelumnya.

Dibutuhkannya data-data di atas agar Anda dapat melakukan forecast persediaan barang dan tentunya juga dapat membuat rencana pemasaran yang diperlukan.

2. Rutin Membuat Forecast Persediaan

Rutin dalam membuat forecast persediaan juga sangat membantu dalam mencapai sistem manajemen gudang yang baik, akan tetapi memang perlu diakui bahwa melakukan forecast persediaan barang dengan jumlah mencapai ratusan ribu menjadi tantangan tersendiri bagi sebuah perusahaan. Namun, apabila Anda tidak membuat forecast persediaan secara rutin, maka risiko besar juga akan menghantui Anda.

Tanpa adanya forecast persediaan, risiko kehilangan stok barang dalam jumlah yang kecil maupun besar sangat berpotensi terjadi, hal ini dikarenakan Anda tidak memiliki data yang cukup akurat mengenai arus barang masuk maupun keluar.

3. Memeriksa Kualitas Barang Gudang

Untuk menjaga kualitas gudang serta produk, ada baiknya Anda selalu melakukan pengecekan sebelum barang masuk ke dalam gudang. Pada dasarnya, tujuan pengecekan ini untuk mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat pada stok gudang.

Selain itu, fungsi lain dari pengecekan ini adalah untuk mengetahui apakah terdapat barang yang memiliki kecacatan, salah produksi, salah spesifikasim atau jenis kesalahan lainnya sebelum memasukkan barang ke dalam gudang. Apabila ditemukan kondisi barang yang cacat, maka Anda dapat memberikannya tanda khusus agar tidak terjadi kesalahan penyimpanan.

Hal di atas sangat penting untuk dilakukan demi menjaga kualitas barang yang akan Anda jual kepada konsumen.

4. Memisahkan Antara Stok Barang Lama dan Baru

Dalam implementasi sistem manajemen gudang, ada baiknya Anda memisahkan stok barang lama dan stok barang baru, hal ini akan memudahkan Anda untuk mengetahui seberapa banyak stok barang lama yang terjual ataupun belum terjual. Selain itu, tujuan memisahkan stok barang juga akan berdampak kepada pengecekan data stok barang.

5. Pengaturan Tata Letak yang Baik

Setiap gudang pasti memiliki karakteristik yang berbeda-beda, tergantung dari jenis barang yang akan disimpan di dalam gudang tersebut. Perusahaan perlu memahami jenis barang apalagi jenis barang yang memiliki masa kadaluarsa, baru kemudian dapat menentukan tata letak yang ingin diterapkan

---

Temukan berbagai artikel lainnya mengenai industri dan pergudangan di blog Ashe Forklift.


Postingan Terakhir

Lihat Semua

Comments


Commenting has been turned off.
Post: Blog2_Post
bottom of page