Dalam dunia industri, manajemen persediaan atau inventory management merupakan aspek yang sangat penting. Divisi ini mempunyai tanggung jawab mengatur semua hal yang berkaitan dengan persediaan mulai dari cara mengatur persediaan barang hingga mengatur biaya dan prosedur teknis lain. Berikut ini penjelasan tentang definisi manajemen persediaan, fungsi, dan juga jenisnya.
Apa itu manajemen persediaan?
Manajemen persediaan atau inventory management merupakan salah satu divisi penting dalam perusahaan manufaktur. Divisi ini mempunyai tugas untuk menjaga dan mengatur persedian barang yang ada di perusahaan.
Inventory management adalah pendekatan sistematis untuk menyimpan, memperoleh, dan mengambil keuntungan dari aset non-modal. Divisi ini memastikan jumlah stok persediaan yang tepat pada waktu dan tempat yang tepat serta biaya yang tepat. Secara sederhana, perusahaan mengontrol bahan baku dan proses produksi pada level yang sudah disediakan agar tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok yang berakibat pada kerugian perusahaan.
Persediaan menjadi salah satu aset penting di perusahaan yang berhubungan langsung dengan penjualan ataupun tingkat produksi. Bila ada permasalahan dengan persediaan, maka akan mempengaruhi proses produksi dan bisnis secara umum.
Tujuan dan fungsi manajemen persediaan
Dalam sistem perusahaan, persediaan merupakan aset perusahaan yang nganggur dan harus dikelola dengan baik. Persediaan bisa berupa barang mentah, barang setenagh jadi, dan barang jadi. Ada tiga fungsi inventory management secara umum, diantaranya adalah:
1. Memastikan stok barang
Inventory management memastikan bila ketersediaan stok barang sesuai dengan kebutuhan dan tidak kurang ataupun lebih. Meskipun terkadang kesalahan pendataan bisa saja terjadi karena human error, namun adanya inventory management meminimalisir kemungkinan kesalahan tersebut.
2. Kelancaran proses produksi
Proses produksi dalam perusahaan manufaktur adalah jantung bisnis utama. Sehingga perusahaan harus memastikan bila ketersediaan stok barang sesuai dengan kebutuhan agar proses produksi tidak terhambat.
3. Mengantisipasi kekurangan stok barang
Stok barang yang kurang akan menghmabta proses produksi. Namun dengan inventory management, kekurangan stok ini bisa dihindari karena jumlah barang dihitung secara teliti.
Fungsi utama inventory management adalah memastikan ketersediaan barang. Selain itu fungsi yang lain adalah mengurangi resiko barang terlambat agar bisa menyesuaikan pembelian stok barang sesuai dengan jadwal produksi. Inventory management ini juga membantu mengantisipiasi penawaran maupun pembelian yang mendadak. Manajemen stok barang juga sangat penting untuk barang yang tersedia secara musiman sehingga dengan pengelolaan yang tepat, perusahaan tetap mempunyai persediaan meski sudah tidak musim.
Jenis manajemen persediaan
Manajemen stok barang terbagi menjadi beberapa jenis. Beberapa jenis barang biasanya ditangani oleh divisi yang berbeda serta mempunyai ruang lingkup pekerjaan yang berbeda pula. Berikut ini beberapa jenis manajemen inventaris barang.
1. Bahan baku
Jenis inventoris yang pertama adalah persediaan bahan baku atau bahan mentah. Jenis persediaan ini merupakan stok dasar yang harus selalu tersedia di perusahaan karena tanpa adanya bahan baku maka proses produksi tidak bisa dilakukan.
2. Bahan setengah jadi
Barang setengah jadi adalah stok barang penting kedua setelah bahan baku. Barang setengah jadi biasanya akan dikirim ke perusahaan lain utnuk diuabh menjadi barang siap pakai atau bisa juga sebaliknya.
3. Bahan jadi
Bahan jadi merupakan barang yang sudah diproduksi dan siap untuk didistribusikan ke pasar. Manajemen inventaris untuk bahan jadi sangat penting karena menyangkut kualitas barang dan juga penjualan barang.
Faktor yang mempengaruhi persediaan
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi manajamen stok barang. Faktor tersebut menyebabkan perbedaan pada penerapan metode untuk mengatur stok barang. Berikut ini beberapa faktor yang mempengaruhi persediaan perusahaan.
1. Keuangan
Keuangan yang dimaksud mencakup banyak aspek misalnya biaya pajak, biaya pinjaman, biaya operasional gudang, biaya logistic, dan sebagainya. Faktor biaya ini mempengaruhi banyaknya ketersediaan barang yang ada di perusahaan.
2. Lead time
Lead time merupakan waktu yang dibutuhkan untuk menunggu barang yang dipesan tiba. Waktu tunggu ini bervarisi tergantung dengan jensi produk dan proses manufaktur yang dibutuhkan. Mempertimbangkan lead time ini sangat penting agar tidak sampai terjadi kekosongan stok barang selama masa pemesanan tersebut.
3. Supplier
Supplier atau pemasok memegang peranan penting dalam manajemen stok barang karena terkait dengan pengeluaran dan pergerakan stok barang. Oleh karena itu sangat penting untuk memilih supplier yang terpercaya.
4. Jenis produk
Jenis produk juga harus diperhatikan saat mengatur stok barang. Hal ini karena tidak semua barang bisa disimpan dalam waktu yang lama. Selain itu, ada beberapa barang yang membutuhkan mudah rusak bila penyimpanan tidak benar.
5. Manajemen
Manajemen stok barang ini memegang peranan penting dalam proses produksi sehingga harus dilakukan oleh tim manajemen yang berkompeten.
6. Faktor eksternal
Faktor lain yang harus diperhatikan adalah faktor eksternal seperti perubahan ekonomi dan tingkat persaingan yang tinggi berpotensi mempengaruhi manajemen stok barang.
Metode manajemen persediaan
Dalam perusahaan menggunakan metode yang berbeda untuk manajemen stok barang. Ada banyak faktor yang mempengaruhi penerapan metode ini seperti jenis barang produksi, proses produksi, dan sebagainya. Berikut ini beberapa metode manajemen persediaan.
1. Just in time management
Metode just in time management merupakan metode pengelolaan stok barang yang berasal dar Jepang. Dalam penerapannya, perusahaan memilih tidak menggunakan persediaan barang dengan asumsi bila perusahaan tidak mempunyai persediaan maka tidak membutuhkan biaya atau beban. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengurangi menghemat dan mengurangi pemborosan biaya operasioanl. Salah satu resiko dari metode ini adalah bila ada lonjakan permintaan maka sulit untuk memenuhi permintaan pasar.
2. Economic order quantity
Metode pengelolaan persedian economic order quantity merupakan metode yang digunakan dengan menambahkan jumlah stok barang sesuai dengan pesanan yang diterima. Sehingga tidak ada stok barang yang tersisa dan dapat menghemat biaya pemeliharaan stok barang.
3. Periodic review
Metode periodic review merupakan metode yang digunakan untuk memastikan ketersediaan produk sesuai dengan jumlah yang dipesan adalah sama pada setiap periode. Namun jumlah barang yang dipesan biasanya ditentukan berdasarkan jumlah barang yang dipesan pada akhir periode.
4. Metode analisa ABC
Metode analisa ABC adalah metode yang digunakan dengan memberikan label A, B, dan C sesuai dengan kualitas barang. Misalnya stok kayu diberi label A karena membutuhkan perlakuan khusus karena harus disimpan pada tempat yang kering dan tidak lembab. Sedangkan cat diberi label B karena penyimpanan yang lebih mudah dibanding kayu dan paku diberi label C karena penyimpanan yang tidak membutuhkan perhatian khusus dan jenis barang tahan lama.
5. Material requirement planning
Metode material requirement planning merupakan metode yang bergantung pada prakiraan penjualan barang. Perusahaan harus mempunyai catatan penjualan yang akurat untuk memperkirakan kebutuhan persediaan dengan tepat. Sehingga supplier juga bisa menyediakan persediaan barang sesuai dengan pesanan perusahaan.
6. Days sales of inventory atau DSI
Days sales of inventory merupakan metode yang terakhir dan dikenal juga sebagai usia rata-rata persediaan. Metode ini mengguankan rasio keuangan utnuk menentukan rata-rata hari yang diperlukan perusahaan untuk mengubah persediaan termasuk juga barang yang sudah terjual atau sedang dalam proses produksi. DSI yang lebih rendah biasanya lebih dipilih oleh perusahaan karena menunukkan waktu simpan barang yang lebih pendek.
Cara menentukan metode manajemen persediaan
Memilih metode manajemen persediaan tergantung dengan kebutuhan bisnis setiap perusahaan. Anda bisa memilih metode yang mana saja sesuai dengan jenis barang yang disimpan, proses produksi, metode pemesanan barang, dan sebagainya. Bisa saja anda menerapkan dua atau lebih metode manajemen stok barang pada jenis barang yang berbeda.
Kegiatan yang dilakukan pada manajemen persediaan
Kegiatan utama pada manajemen persediaan adalah memastikan stok barang yang ada cukup untuk proses produksi para periode berjalan. Selain itu, manajemen stok barang juga memastikan bila barang dikelola dan disimpan dengan baik. Manajemen stok barnag juga memastikan bila biaya penyimpanan barang yang dibutuhakn seefisien mungkin. Artinya proses penyimpanan dan pengaturan barang membutuhakn biaya yang kecil sehingga memberikan keuntungan yang lebih banyak untuk perusahaan.
Dari fungsi dan tujuannya, manajemen persediaan merupakan divisi yang sangat penting. Hampir semua perusahaan yang memproduksi barang mempunyai manajemen stok untuk memastikan ketersediaan barang.
Temukan berbagai artikel lainnya mengenai industri dan manufaktur di blog Ashe Forklift.