top of page

Mengenal Sistem Penyimpanan Arsip yang Baik dan Aman

Penyimpanan arsip atau dokumen yang memiliki nilai penting harus diperhatikan dari segi keamanan dan keteraturan dokumen. Sehingga perlu adanya proses pengelolaan yang mengatur catatan rekaman kegiatan agar penempatan terorganisir.


Arsip dalam hal ini bisa memiliki bentuk yang beragam berupa warkat, akte, piagam, buku, surat pembelian, dan lain-lain. Seiring berkembangnya zaman, bentuk arsip semakin berkembang menjadi bentuk audio, video, dan bahkan semuanya berbasis digital.


Arsip memiliki peran penting dalam sebuah perusahaan, disaat memerlukan pengambilan keputusan, arsip atau dokumen dapat membantu melengkapi informasi yang dibutuhkan.


Oleh karena itu, perlu ada sistem yang mengatur dokumen-dokumen agar dapat mudah untuk mencari dan menyimpannya. Simak artikel berikut untuk mengetahui bagaimana sistem penyimpanan arsip yang baik.

Mengenal Sistem Penyimpanan Arsip yang Baik dan Aman

Key Takeaways:

  • Sistem penyimpanan merupakan proses yang digunakan untuk mempermudah kerja penyimpanan, jika dibutuhkan dalam keadaan yang mendesak suatu hari.

  • Terdapat berbagai macam sistem penyimpanan arsip seperti sistem abjad, tanggal, wilayah, nomor, dan lain-lain.

  • Prosedur penyimpanan arsip memiliki proses yang panjang, mulai dari pemeriksaan, pengkodean, hingga pengelompokan


Apa yang Dimaksud dengan Arsip dan Sistem Penyimpanan?

Arsip adalah sebuah dokumen yang berupa warkat, file, catatan, dan lain-lain yang disimpan secara sistematis di dalam sebuah penyimpanan. Penyimpanan ini berupa lemari yang berisi arsip-arsip penting, sehingga waktu dibutuhkan bisa segera ditemukan dengan cepat dan tepat.


Arsip dibedakan menjadi dua fungsi yaitu arsip sebagai dinamis dan arsip sebagai statis. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara langsung digunakan dalam kegiatan-kegiatan organisasi, baik sejak perencanaan, pelaksanaan dan juga evaluasi. Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi di dalam fungsi-fungsi manajemen,tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian. 


Arsip memiliki peran penting sebagai pertanggungjawaban perusahaan terkait pelaksanaan dan pengelolaan perusahaan untuk mempersiapkan bahan pertanggung jawaban bagi para petinggi.


Sedangkan sistem penyimpanan adalah proses pengelolaan arsip yang diciptakan maupun diterima dalam berbagai format dan media. Pengelolaan arsip memiliki peran yang penting untuk kelancaran suatu perusahaan, sebab arsip merupakan salah satu sumber informasi yang bermanfaat untuk pengambilan keputusan dan menentukan kebijakan.



Jenis-Jenis Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip banyak digunakan di dalam instansi pemerintah, sekolah, perusahaan dan lain-lain. Terdapat beberapa sistem yang dapat menjadi pilihan untuk Anda yang masih bingung menentukan jenis sistem mana yang akan digunakan, simak penjelasan berikut ini:


1. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad

Sistem abjad adalah proses penyimpanan arsip yang berdasarkan susunan abjad atau alfabet yang ada dalam arsip bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, arsip disimpan berdasarkan urutan nama orang dan nama badan dimulai dari abjad A sampai abjad Z.


Berikut Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad yaitu:

  • Kegiatan dapat mudah dipahami dan sederhana.

  • Arsip yang berasal dari satu nama, nama individu dan nama badan yang sama akan dikelompokkan menjadi satu.

  • Susunan guide dan folder sederhana.

  • Mudah dikerjakan dan cepat di dalam penemuan

  • Surat masuk dan pertinggal dari surat-keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.

  • Pencarian arsip dapat dilakukan secara langsung melalui nama

  • Pengirim yang dikirimi surat, tanpa mempergunakan indeks. Oleh karena itu disebut sebagai sistem langsung.


Kerugian dari sistem penyimpanan abjad adalah:

  • Pencarian arsip untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui bagian nama depan atau panggilan, tetapi harus melalui belakang (last-name).

  • Surat-surat atau arsip yang ada hubungan satu sama lain tetapi nama pengirimnya berbeda maka letaknya juga berbeda di dalam penyimpanan.

  • Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan nama individuditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.

  • Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan pemahaman tentang peraturan mengindeks.


2. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Geografis

Yang kedua adalah Sistem geografis, sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.


Keuntungan dari sistem geografis adalah:

  • Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.

  • Sistem ini adalah penyimpanan secara langsung, tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.


Kerugiannya:

  • Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak memiliki pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah atau lokasi.

  • Diperlukan indeks yang tepat dan teliti.

  • Sistem ini memerlukan kerja tambahan karena harus menyusun dua berkas, yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas abjad untuk indeks

  • Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.


3. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen atau arsip yang berdasarkan apa isi dari dokumen bersangkutan. Isi arsip sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat atau subjek.


Keuntungan dalam sistem subjek adalah:

  • Penghematan waktu pencarian arsip, karena semua arsip yang menyangkut sebuah permasalahan dalam satu tempat penyimpanan.

  • Arsip subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan subjek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama.


Sedangkan kelemahan dari sistem penyimpanan subjek adalah:

  • Terdapat kecenderungan daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.

  • Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang digunakan tidak dibatasi.

  • Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi, memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman.


4. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Nomor

Sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama seseorang atau nama badan disebut sistem nomor (numeric filing system). 


Sistem ini hampir sama dengan sistem abjad yang penyimpanan arsip berdasarkan nama, sedangkan sistem nomor penyimpanan arsip berdasarkan kode nomor.


Keuntungan pemakaian sistem nomor:

  • Lebih detail karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.

  • Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.

  • Perluasan nomor tidak terbatas.

  • Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.

  • Indeks memuat seluruh nama koresponden.


Kerugian pemakaian sistem nomor:

  • Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan arsip diperlukan alat bantu berupa indeks nomor.

  •  Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.

  • Relatif mahal karena harus menyediakan beberapa perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem.


5. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Kronologi

Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang didasarkan pada urutan waktu. Waktu yang dimaksud adalah tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad.


Keuntungan sistem kronologi:

  • Mudah untuk dilakukan

  • Susunan dan urutan guide sederhana.

  • Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.


Kerugian sistem kronologi:

  • Hanya bermanfaat untuk perusahaan yang relatif kecil dengan jumlah dokumen yang tidak banyak

  • Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, tahun sebuah dokumen tidak diketahui

  • Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya.


6. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Warna

Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya hanya menggunakan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokkan dan pencarian dokumen.


Oleh karena itu, penggunaan warna bukanlah sesuatu yang utama melainkan hanya membantu dalam penataan dokumen.


Sistem penyimpanan arsip (filing system) adalah sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip agar dapat ditemukan dengan cepat. 


Sedangkan sistem kearsipan sendiri, yang berarti adalah pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis, menggunakan abjad, nomor, huruf, atau kombinasi nomor dan huruf sebagai identitas arsip yang bersangkutan.


7. Sistem Tanggal

Sistem penyimpanan ini didasarkan pada tanggal diterimanya dokumen atau arsip tersebut. Dalam sistem penyimpanan, dibutuhkan buku arsip yang berfungsi sebagai alat pencatatan data yang masuk akan disimpan. Buku ini berfungsi untuk informasi dari dokumen atau arsip.


Keuntungan dari sistem penyimpanan berdasarkan tanggal:

  • Mudah dalam pelaksanaannya.

  • cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan

  • Susunan dan urutan petunjuk sederhana.


Kerugian dalam penggunaan sistem penyimpanan berdasarkan tanggal:

  • Hanya bermanfaat pada perusahaan kecil yang mempunyai jumlah dokumen tidak banyak.

  • Sistem penyimpanan tidak bisa dipergunakan jika dokumen tidak memiliki atau tidak diketahui tanggal, bulan, maupun tahunnya.


Bagaimana Sistematika Proses Penyimpanan Arsip?

Bagaimana Sistematika Proses Penyimpanan Arsip?

Dalam proses pengelolaan arsip, terdapat berbagai proses yang perlu dilakukan agar terstruktur dan dapat mudah untuk ditemukan. Berikut beberapa proses penting yang perlu Anda ketahui:


1. Penciptaan dan Penerimaan 

Arsip atau dokumen akan dimasukkan dan diperiksa apakah dokumen yang bersangkutan memang sudah layak disimpan atau masih dalam pemrosesan. 


Untuk dokumen yang sudah siap, biasa diberi tanda dalam bentuk stempel, paraf, atau tanda file lainya yang perlu diteliti oleh petugas. 


Pemeriksaan ini penting karena jika terjadi kekeliruan dalam memeriksa dan menyimpan surat yang seharusnya diteruskan atau distribusikan kepada unit lain untuk diproses.


2. Mengkode

Memberi kode adalah proses pemberian tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata di atas kertas surat yang bersangkutan.


Dengan adanya tulisan tersebut Anda dapat menyortir dokumen sesuai dengan kelompok yang benar. 


3. Menempatkan

Dalam sistem pengelompokan arsip atau dokumen berdasarkan pokok permasalah. Penunjuk yang dipergunakan untuk map, laci lemari arsip, dan lain-lain sarana pengelolaan arsip.


Istilah tersebut dimulai dari kelas utama, sub kelas, dan subsubkelas, tergantung jumlah surat dari yang bersangkutan dan disimpan dengan pengelompokkan yang lebih  detail.


Setelah memahami artikel di atas, kini Anda sudah lebih mengenal tentang sistem pengelolaan arsip. Untuk membantu berjalannya proses penyimpanan arsip dan inventaris lainnya, Anda perlu menggunakan bantuan sebuah alat berat seperti forklift untuk melakukan penataan inventaris. Dengan adanya alat bantu, Anda bisa lebih cepat untuk melakukan penataan.


Forklift adalah alat bantu yang cocok untuk Anda yang ingin mengelola inventaris secara terstruktur dan cepat. Dengan mendengar kebutuhan para pengusaha, Ashe Forklift hadir menjadi solusi terpercaya dengan menawarkan jasa penyewaan forklift dengan berbagai ukuran. Untuk informasi lebih lanjut Anda dapat mengunjungi website Ashe Forklift dan mendapat tawaran yang menarik.


1 tampilan

Postingan Terakhir

Lihat Semua

Comments


Commenting has been turned off.
Post: Blog2_Post
bottom of page